Parmi les mille et une façons d’économiser, en voici dont il a été question lors de notre conférence/réseautage au Centre Phi le 9 février dernier. En passant, si vous avez des suggestions sur les façons d’économiser, SVP nous en faire part. Merci et en espérant que ces idées vous aideront à économiser.
BOISSONS ET NOURRITURE
1 – Soyez très ferme quant à vos garanties. Utilisez vos informations passées et établissez des devis plus modestes quant aux nombres. Gardez trace des préférences et habitudes de vos participants.
2 – Faites vos devoirs. Révisez vos chiffres. Comparez tous vos prix sur une page Excel. Vaut-il mieux acheter au prix du gros, à la douzaine, à la carte?
3 – Demandez à faire affaire directement avec le chef cuisinier. Mettez-le au défi d’être créatif tout en réalisant les objectifs et en s’inspirant du concept de votre réunion, et en respectant la limite de votre budget. Basez-vous sur des menus préétablis.
4 – Commandez de plus petites portions. Les assiettes pleines ne sont plus la norme, non seulement pour des questions de budget, mais aussi de santé. Par exemple, diminuez les portions en coupant les danoises et les beignets en deux. Offrez plutôt des mini-muffins, mini-beignets, mini-danoises. Invitez vos délégués à se faire plaisir sans se sentir coupables de laisser des restes dans leur assiette.
5 – Servez le plus possible à la consommation. La nourriture et les boissons intactes pourront alors être retournées sans être facturées. Utilisez également des coupons.
6 – Faites un cocktail de bienvenue, sous forme de cocktail dînatoire plutôt qu’un repas à plusieurs services.
7 – Demandez à votre traiteur ce qui exige une main-d’œuvre abondante et ce qui est facile à préparer. Ceci lui permettra d’économiser de l’argent à votre avantage, du moins, c’est le but!
8 – Faites appel à un vignoble local ou à une micro-brasserie qui pourrait commanditer le coût de vos alcools.
9 – Ne servez que des boissons gazeuses, des jus, de l’eau minérale, de la bière et du vin, en annulant tout alcool fort et mélange d’alcools.
10 – Utilisez les restes de vin dans la suite hospitalité.
11 – Pour les 5 à 7, restreindre la consommation de boissons en distribuant des coupons échangeables contre une boisson, par exemple, 2 coupons par participant.
12 – Prévoyez quelques bouteilles d’eau seulement et demandez que des pichets d’eau fraîche soient mis sur les tables (les gens se satisfont souvent de l’eau en carafe).
13 – Encouragez vos invités à cuisiner. En plus d’une activité de promotion du travail d’équipe, vous aurez là un repas fait maison. Ludique et économique!
14 – Éliminez les bouteilles de jus individuelles, favorisez les pichets et les fontaines.
15 – Ne servez pas le dessert prévu avec le déjeuner, mais plutôt durant une pause en après-midi.
16 – Utilisez des tables à cocktail plutôt que des tables autour desquelles on s’assoit lors de vos réceptions, ceci incitera les gens à se parler au lieu de s’asseoir devant une assiette pleine.
17 – Lors de réceptions, demandez que des hors-d’œuvre soient présentés sur plateaux plutôt qu’à des aires de nourriture.
18 – Renseignez-vous auprès du chef cuisinier pour savoir quels sont les aliments de saison et ceux qu’il utilise simultanément pour d’autres événements afin de bénéficier de rabais.
19 – Lorsque le vin est compris dans votre repas, demandez à ce qu’il soit servi par les serveurs plutôt que de laisser une bouteille sur la table.
20 – Offrez plus de soirées libres aux participants plutôt que d’organiser des soupers chaque soir.
MIEUX GÉRER SON BUDGET
21 – Limitez le nombre de signatures d’autorisation et n’acceptez pas de payer des factures relatives à une dépense non autorisée par une personne assignée.
22 – Recherchez des commanditaires et n’écartez pas l’éventualité d’échanger des services (troc)
23 – Plutôt que d’organiser des activités à des dates différentes, grouper celles que vous pourrez offrir au cours d’une même journée et au même endroit. Pour ces activités, réservez une salle de même que de l’audiovisuel pour une plus longue période.
SÉLECTION DE SITES D’ÉVÈNEMENTS
24 – Demandez l’aide de l’Office des congrès et du tourisme dans la région recherchée.
25 – Choisissez des destinations plus locales; bien souvent, les villes les plus petites offrent un meilleur rapport qualité / quantité / prix.
26 – Utilisez une caméra vidéo afin de sélectionner précisément les sites que vous visitez. Vous pouvez ensuite en transmettre une copie à votre comité organisateur et ainsi économiser au niveau des voyages et du temps, tout en procurant des archives pour de futures références.
27 – Ne vous attardez pas aux sites sans intérêt pour vous ce qui vous ferait perdre votre temps et celui des promoteurs de ces sites.
AMÉNAGEMENT DES SALLES
28 – Économisez de l’argent en installant un déjeuner-buffet dans la salle même de la réunion ou le foyer de la salle, au lieu de louer une salle séparément.
29 – Réduisez le nombre d’ateliers simultanés afin d’économiser sur les coûts de l’audiovisuel et des salles.
30 – Organisez une réunion préalable au congrès. Passez en revue tous les détails pour éviter toute incompréhension. Mieux vaut apporter des éclaircissements à ce moment-là plutôt qu’une fois l’évènement commencé.
LE DÉCOR
31 – Choisissez un même thème pour tout le congrès et utilisez les mêmes éléments de décor sous différents angles. Soyez créatif : pourquoi ne pas visiter les magasins à un dollar — même de qualité médiocre, les éléments de décor peuvent faire l’affaire pour un événement.
32 – Réduisez vos besoins en décor en louant des espaces tels des galeries d’art, des sites historiques et des musées, par exemple le musée Grévin, Ramezay, Dufresne, McCord, etc.
33 – Centrez votre décor dans un espace délimité.
34 – Privilégiez un site extérieur, comme les sites de Parc Canada ci-dessous, dès que l’occasion se présente afin de réduire les besoins en décor.
Espaces extérieurs au Canal-de-Lachine
Ilôt des Seigneurs au Canal-de-Lahcine (incluant le garage Lapalme)
Espaces intérieurs et extérieurs au Fort-Chambly
LES CONFÉRENCIERS, LES ANIMATEURS ET LA PROGRAMMATION
35 – Pour vos conférenciers, ayez recours à des experts ou à des membres. Si possible, réservez un conférencier de la région, ce qui permettra d’économiser sur les coûts de déplacement et aussi d’éviter tout retard.
36 – Utilisez vos conférenciers pour de multiples rôles, tels que modérateurs, conférenciers, juges d’affiche, présidents d’une séance. Ceci est valable également pour vos animateurs.
37 – Plutôt que d’embaucher un artiste connu et coûteux le samedi soir, il serait bon de choisir un orchestre qui sera présent au cocktail, durant le repas et toute la soirée, et ce, à��moindre coût.
LA SIGNALISATION ET L’AFFICHAGE
38 – Dans la mesure du possible, adoptez un système d’affichage réutilisable, vous permettant d’utiliser vos affiches à votre guise. Pour indiquer des directions, les flèches en velcro sont très utiles et durables.
39 – Faites appel à un commanditaire pour votre affiche de bienvenue et pour les visuels propres au congrès et non réutilisables.
40 – Demandez à votre hôtel/site de location d’inclure des chevalets dans votre contrat.
NÉGOCIATION ET CONTRATS
41 – Sachez ce que vaut votre entreprise.
42 – Effectuez des recherches de fournisseurs. Leur concurrence est-elle forte ? Comment se comporte le marché ? Vous situez-vous en basse, moyenne ou haute saison ?
43 – Informez-vous des prix en vigueur sur Internet, afin de vous faire une bonne idée du meilleur ou du pire des scénarios.
44 – Préparez des demandes de devis très précises. Donnez envie à vos fournisseurs de faire affaire avec vous, communiquez clairement la valeur de votre réunion.
45 – Adressez-vous directement aux bureaux des ventes nationales pour organiser vos visites de sites.
46 – Jouez sur l’influence de la concurrence. Gardez-vous plusieurs options de fournisseurs. Faites-leur comprendre qu’ils ne sont pas les seuls avec qui vous négociez.
47 – Négociez afin de bénéficier d’économies d’échelle.
48 – Demandez un escompte si l’on vous réclame un dépôt.
49 – Réservez des blocs de chambres de façon plus conservatrice.
50 – Souvenez-vous que les hôtels sont ouverts à la négociation lorsque vous louez des espaces de réunions proportionnels au nombre de chambres, ainsi que si vous aviez recours à eux pour la nourriture et les boissons de vos participants.
51 – Renseignez-vous sur les petites faveurs qu’ils peuvent vous faire. Ceci a une valeur pour vous mais risque de leur coûter peu en argent, en effort ou en temps.
52 – Demandez tout ce que vous désirez dès le départ, comme des tarifs préférentiels, des transferts vers/en provenance des aéroports, des horaires d’enregistrement et de départ flexibles, des espaces de réunions gracieusement alloués, des espaces de répétitions, des horaires de montage/démontage adaptés, un petit-déjeuner continental en chambre, des tarifs préférentiels de prolongation de séjour, des appels locaux gratuits, un bureau gratuit, des espaces de stationnement gratuits ou à prix réduit pour les VIP et le personnel, un accès à la salle d’exercices ou un instructeur d’aérobie lors des pauses santé, des échéances plus tardives, le même tarif préférentiel après la date limite de réservation, des surclassements pour les VIP et le personnel, des cadeaux ou une note de bienvenue.
53 – Travaillez avec les hôtels de façon à obtenir leurs dates les plus en demande, ainsi qu’à combler les « trous » dans leurs espaces loués. Apprêtez-vous à être flexible dans vos horaires d’arrivée et de départ. Votre réunion peut-elle avoir lieu d’un samedi au lundi, au lieu d’un mardi au jeudi ? Renseignez-vous sur les habitudes de fonctionnement de l’hôtel, en vous y adaptant, vous éviterez d’entrer en concurrence pour un espace de réunion. Ceci renforcera votre position d’acheteur.
54 – Exigez que toutes les charges soient listées dès le départ, puis ajoutez-y une clause de « charges non additionnelles », qui inclurait des frais tels que la SOCAN, la façon dont les taxes sont appliquées (TPS sur la TPV ? TPS sur les pourboires ?), les pourboires et le service, la manutention (incluant les heures et tarifs minimum requis), l’entrée et la sortie d’équipement, le démontage, les micros, l’électricité et les lignes téléphoniques, les podiums, les tables, les chaises, les canapés et les nappes, les chevalets, etc.
55 – Procurez-vous tous les détails par écrit. Bien que les contrats verbaux soient légaux, il en reviendra à mesurer votre parole contre celle de votre fournisseur. Plus vous aurez d’information par écrit, mieux ce sera.
56 – Spécifiez les dates et heures dans votre contrat, par exemple : « L’échéance de réservation des chambres est le samedi 28 juin 2016, à 17h00 » au lieu de « l’échéance de réservation prendra lieu 30 jours avant votre événement ».
57 – Verrouillez les tarifs des menus. Si l’hôtel refuse de s’avancer sur ses menus plusieurs années à l’avance, confirmez au moins que le prix des menus n’augmentera pas de plus d’un certain pourcentage.
58 – Intégrer à vos contrats une clause de « protection personnelle », en vous assurant que la politique d’annulation est réciproque. Que se passerait-il si l’hôtel entreprenait des rénovations majeures ? Qu’en est-il des syndicats de travail ou encore des changements de bannière ou de direction ?
59 – Ne signez jamais un contrat à moins d’y consentir dans sa totalité. Rayez de la liste ou changez les clauses avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord, initialisez le contrat et obtenez aussi les initiales de votre fournisseur. Rappelez-vous qu’un contrat n’est valable que si les deux parties sont en accord.
60 – Comprenez votre contrat. Ne signez jamais quelque chose que vous ne comprenez qu’à moitié et lisez chaque mot et faites appel à des conseils légaux avant de signer. N’économisez pas quelques dollars à vos risques.
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