Question et réponse audio-visuel
Bonjour, j’organise un événement de deux jours dans un hôtel de Montréal et je me demandais s’il y’a des façons d’économiser sur les coûts d’audio-visuel?
Afin de répondre à cette question, nous avons demandé à Monsieur Danny Trottier, Président de SBI Audiovisuel. Voici ce qu’il nous a répondu :
Bonjour,
La meilleure façon selon moi d’économiser au niveau des coûts audiovisuels réside dans une communication transparente avec le fournisseur; la plupart vous offriront un meilleur tarif et des solutions adaptées à vos besoins, si vous prenez le temps de discuter avec le conseiller et de lui parler de votre événement. Il sera en mesure de bien vous conseiller et de vous faire profiter de son expérience en utilisant les équipements qu’il a en stock. Si votre événement est récurent, il voudra vous plaire encore plus de manière à vous ravoir l’an prochain.
Si en plus vous lui mentionnez tout de suite votre budget, il lui sera plus facile de vous faire une proposition en fonction des équipements qui sont disponibles à ce moment et de vous offrir des rabais sur ceux-ci, dans le but de faire des améliorations sur votre événement tout en minimisant les coûts pour lui, donc pour vous. Tandis que si vous lui donnez une « liste d’épicerie » précise (4 hp, 2 micros, 1 écran 7×12, etc.) il en déduira que vous attendez simplement une soumission supplémentaire de sa part et rare sont ceux qui prendront le temps de vérifier que vos attentes sont comblées et que votre but soit atteint. Vous ne bénéficierez pas de son expertise, pourtant incluse et offerte gratuitement. Il n’y a plus grand-chose de gratuit…profitez-en !
Pensez-y: voici 2 exemples de demandes:
- J’ai besoin de 4 HP, 2 amplis, une console de tel modèle, 1 écran 7×12 un projecteur 10 000 lumens, etc., etc.; quel est ton prix ?
- Je fais un événement corporatif pour féliciter nos employés. J’ai 150 personnes dans telle salle telle date. L’événement est de 19h à 22h, avec des répétitions dès 16h. On aimerait un look industriel chic. Nous aurons des prix à remettre et des PowerPoint avec des gagnants à mettre à l’écran, ainsi que quelques commanditaires à montrer. J’ai un budget de xxxx$ et je veux faire un gros wow. Qu’à tu à me proposer ?
Dans le deuxième cas, le fournisseur se sentira interpellé, voudra vous parler et en savoir plus. Il pourrait par exemple vous offrir de meilleurs équipements, comme des écrans plus grands, des projecteurs plus puissants, des éclairages LED, des éléments décoratifs à moindre coût puisqu’il les a en stock et tient à vous plaire. N’oubliez pas que le fournisseur fait probablement beaucoup plus d’événements chaque année que vous-même, laissez-le vous faire un plan et vous proposer des solutions créatives, abordables, et réalistes… dans votre budget !
Autres pistes de solutions: Il est souvent facile de joindre 2 événements et de rentabiliser au maximum votre investissement, par exemple:
- Tenez votre AGA le matin et votre rencontre d’employé quelques heures plus tard dans la même salle. Les équipements, l’installation et le démontage sont déjà payés, votre deuxième événement sera donc tenu à peu de frais.
- Même si c’était le lendemain, vous économiseriez déjà l’installation, le démontage et le transport.
- Généralement, les fournisseurs factureront un maximum de 3 jours de location par semaine. Votre événement de 4 jours ou plus comporte donc des journées où les équipements sont sans frais !
- Demandez à votre fournisseur s’il est prêt à vous accorder un rabais si vous avez plusieurs événements dans l’année ou si vous pouvez lui offrir de la visibilité ou même du troc.
- Si c’est un événement caritatif, mentionnez-le: il pourrait se sentir interpellé par la cause.
Danny Trottier
Président
SBI Audiovisuel
www.sbiav.com
Montréal: (514) 633-9898 ext.201
Québec: (418) 663-9896 ext.201
