Diminuer le taux d’absentéisme aux rendez-vous planifiés pour un salon
Programmer des rendez-vous avec des personnes clé lors d’un salon commercial est une pratique courante et recommandée par tous.
Les exposants aux salons ont l’avantage de pouvoir cibler des personnes clés et prendre le temps de préparer leurs présentations à l’avance. C’est comme si un client potentiel venait vous rendre visite à votre bureau et que vous puissiez planifier votre présentation pour en maximiser l’impact.
Toutefois, l’un des défis auxquels font face ces mêmes exposants est le nombre croissant d’absence aux rendez-vous.
En premier lieu, il faut déterminer les raisons d’un tel absentéisme. Il peut s’agir :
- d’un réel manque d’engagement de la part du client ou du prospect
- d’un changement dans les priorités des clients
- du fait que le client a d’autres réunions pendant le salon, ce qui peut engendrer des modifications d’agenda de dernière minute
- d’opportunités inattendues que le client a découvert avec d’autres exposants
- d’un simple oubli
- d’une surcharge d’information.
Je suis certain que vous pouvez ajouter à la liste…
À première vue, la plupart de ces raisons semblent raisonnables quoique hors de votre contrôle. Même si vous avez tout fait pour bien planifier la rencontre avec le client, vous vous sentez à la merci de son agenda et de sa bonne volonté. Ce n’est pas vraiment exact.
Les participants aux salons ont un fort besoin de trouver des solutions aux défis qu’ils affrontent et c’est la raison principale pour laquelle ils y assistent. S’ils sont persuadés que vous pouvez leur offrir des solutions, les chances qu’ils assistent au rendez-vous sont plus grandes.
Voici quelques stratégies utilisées par les exposants qui ont fait leurs preuves. Elles ont permis de renforcer l’impact des rencontres et de réduire considérablement le taux d’absentéisme.
1. Menez une planification de rendez-vous efficace, incluant de nombreux suivis dès que la rencontre a été fixée. Une demande de rencontre doit être initiée par vos représentants des ventes parce qu’ils ont déjà une relation établie avec le client. Cela ne signifie pas nécessairement qu’ils seront présents au salon. Si le vendeur est absent, expliquez au client qui représentera l’entreprise lors du rendez-vous et mettez en évidence les compétences de cette personne. Dès lors, vous pouvez penser à des experts techniques ou à du personnel de développement de produits pour former l’équipe qui sera présente au kiosque.
2. Le suivi. Une fois le rendez-vous fixé, la prochaine étape est de le confirmer. Cela peut se faire par simple courriel ou message texte, mais surtout ne vous arrêtez pas là. Si le client doit rencontrer une autre personne que le vendeur, c’est le moment propice pour que cette personne se présente au client. Cela peut se faire par un appel téléphonique ou un petit mot. Le fait de rester en contact avec le client existant ou potentiel avant le salon permet d’ouvrir le dialogue et de prendre connaissance des problèmes que le client ou le prospect souhaite résoudre.
3. Les rappels de dernière minute. Si vous connaissez le numéro de téléphone cellulaire du client ou du prospect, vous pouvez envoyer un message texte ou l’appeler pendant le salon pour confirmer sa présence. Si vous connaissez le nom de son hôtel, vous pouvez aussi lui laisser un message.
4. Si votre client ne se présente pas à l’heure fixée, vous avez alors la possibilité d’envoyer un message texte ou de téléphoner pour savoir s’il a été retardé.
5. Après la rencontre, utilisez la même technique pour reconfirmer les points et les suivis qui ont été convenus.
6. Planifiez du temps pour ces rencontres. Il n’y a rien de plus ennuyeux pour un client que de se présenter à un rendez-vous et avoir à attendre pour que le personnel se désengage d’un autre visiteur avant de le rencontrer.
7. Informez le client que vous avez réservé du temps pour la rencontre. Tout le monde n’est pas toujours ponctuel lorsqu’il s’agit de rendez-vous. Certains arrivent trop tôt et d’autres trop tard. Dans les deux cas, si votre client voit que vous avez bloqué du temps pour le rencontrer, cela renforcera son engagement. Il suffit de faire un signe au visiteur et de présenter la personne qu’il va rencontrer.
8. Si, pour une raison quelconque, le membre de l’équipe qui doit rencontrer le client est occupé, il est de la responsabilité d’un autre membre du personnel de faire en sorte que le visiteur se sente le bienvenu en l’invitant à s’asseoir ou en lui offrant un breuvage, par exemple.
9. Il est judicieux d’offrir au visiteur un souvenir tangible de la rencontre. Cela peut prendre la forme d’un petit cadeau ou d’un échantillon de produit. Ces cadeaux doivent être remis á la fin de la réunion, en guise de remerciement.
Réduire le taux d’absence doit se faire en prenant le temps de mettre en place un système qui fonctionne et qui exprime au client : «Vous êtes important pour nous».
Suivez ces neuf étapes rigoureusement. Votre taux d’absentéisme devrait baisser de manière significative.
Ces stratégies ont vraiment fait leurs preuves dans le passé. Si vous en découvrez d’autres, je vous prie de me les envoyer en me contactant par courriel à l’adresse suivante : barry@siskindtraining.com.
Barry Siskind est président de l’International Training and Management Company et auteur de plusieurs livres. Visitez son site web: www.siskindtraining.com
