Quatre étapes essentielles pour une planification réussie
Être planificateur, c’est être capable de prévoir et de jongler avec toutes sortes de paramètres tout en sachant cohabiter avec l’imprévu.
Première étape, on fixe l’instant et on détermine la date de notre évènement. Elle va devenir notre repère, notre balise pour les prochains mois. Quelque soit la période retenue, l’objectif est d’accommoder le mieux possible nos invités en tenant compte notamment des conditions climatiques. En effet, choisir de faire son évènement avec un tapis blanc faisant office de décor, c’est composer avec la fraicheur de Dame nature et son lot de tempête. Tenue de cosmonaute oblige, on pense à avoir un vestiaire pour éviter la cohue des manteaux. Avoir un espace abrité avec des lampadaires chauffants sera sans doute une pensée appréciée par vos invités qui pourront sortir sans avoir à craindre que la bonne tenue de la coiffure ne soit comprise.
À l’opposée, en période de canicule, des rafraichissements en quantité suffisante, des espaces climatisés voir même l’intégration d’activités aquatiques aideront vos invités à composer avec la chaleur pour apprécier d’autant plus leur évènement. Parallèlement au choix de la date, on jette l’ancre et on définit notre lieu en tenant compte de tous les impératifs liés au choix de ce dernier. Pensons période estivale! Est-ce que la période des vacances risque d’influencer le taux de participation à l’évènement? Pensons achalandage touristique. Est-ce que le lieu de notre évènement se situe dans une zone touristique achalandée? Dans ce cas, le trafic est un facteur à considérer pour éviter tout retard pouvant compromettre le bon déroulement de la journée. On peut alors prévoir une marge de manoeuvre pour les livraisons de matériels et du buffet, qui peuvent éventuellement se faire la veille si un lieu d’entreposage adéquat est disponible.
Pour éviter les difficultés d’accès au site, un itinéraire alternatif peut être proposé aux participants et aux fournisseurs. L’horaire de la journée peut-être adapté en conséquence. Même combat en hiver dû aux conditions climatiques qui transforment nos routes en nid d’autruche, le tout recouvert de glace. L’accessibilité est l’un des éléments primordiaux pour la réussite d’un évènement.
L’automne et le printemps ont eux aussi leur dynamique avec un temps favorables aux averses! Les parapluies de golf et un plan B prévu à l’intérieur sont les bienvenus. Opter pour un évènement dans un lieu grand public, c’est jongler avec la présence de visiteurs et d’horaires parfois imposés. Délimiter l’espace de l’évènement permettra d’éviter des confusions. La présence d’un autre public peut faire partie intégrante du concept. Pour un site extérieur, la location d’un chapiteau peut-être envisagé, reste à savoir si le lieu permet l’installation.
En définitif, plus nous travaillons tôt sur notre planification, plus nous avons la capacité d’envisager différentes alternatives en identifiant les ressources disponibles. Et on se permet de vivre avec nos invités et notre public une expérience mémorable. Bonne planification!
Par Émilie André
