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Utiliser un traiteur lors d’un événement

By on février 7, 2018

Voici les étapes vers une bonne planification

par Véronique Hébert

Vous avez enfin trouvé un lieu unique et avez décidé d’organiser votre prochaine soirée de gala hors d’un hôtel pour la première fois ?

Vous êtes emballés car vous pourrez surprendre vos invités avec un repas différent et même un concept unique en réception dînatoire avec des stations animées. Vous voulez offrir un événement de qualité sans vous ruiner ou sans oublier de louer certains équipements ?

Cependant il est important de vous rappeler que vous serez dans une salle qui souvent n’offre pas les mêmes commodités que dans les hôtels. Par où commencer afin de bien comprendre ce que les traiteurs incluent dans leur proposition. Il me fait plaisir de vous guider dans ce processus.

A) Est-ce que la salle offre une liste de traiteurs accrédités ? Il est important de valider avec l’espace locatif car plusieurs ont des ententes avec des fournisseurs de services et ils n’acceptent pas que d’autres traiteurs puissent y travailler ou au contraire le permette avec plaisir. Un avantage pour vous si le traiteur est habitué à travailler dans la salle, il connaîtra les équipements en place et les restrictions.

B) Est-ce que la salle offre du mobilier sur place : tables rondes pour combien de convives, chaises, tabourets, tables hautes, tables pour le traiteur, four sur place ? Cela peut vous permettre d’économiser beaucoup si l’espace inclut des items que vous n’aurez pas à louer. Demandez une liste écrite des items et des quantités.

C) La capacité maximale de convives ? Demandez à obtenir un plan de salle afin de voir ce qui est réaliste pour votre événement. Parle-t-on de 400 convives assis ou de 400 convives debout. Prévoyez parler de votre plan de salle avec le traiteur afin qu’il vous suggère plus de canapés sur plateau si vous utiliser tout l’espace car des stations nourritures nécessitent beaucoup d’espace.

D) Le budget ? Approchez le traiteur avec une idée du budget que vous avez en main pour le repas. Prévoyez aussi lui demander tous les frais prévus en supplément du repas. Personnel à l’heure ? Vaisselle, coutellerie, verrerie incluses ? Nappes et serviettes de table ? Frais de transport ? Le prix d’un événement dans une salle avec un traiteur implique souvent beaucoup de dépenses que vous n’auriez pas dans un restaurant ou un hôtel. Pour comparer des pommes avec des pommes, demandez aux traiteurs en soumission de vous détailler ce qui est inclus et de faire un prix par personne idéalement.

E) Est-ce que la salle possède un permis d’alcool ?

Certaines salles permettent aux clients d’apporter leur propre alcool sur place, certaines vendent l’alcool aux clients et demandent au traiteur de la servir. Vous entendrez donc parler de droit de bouchon pour le service du vin. Informez-vous des frais auprès du traiteur. Est-ce fixe par personne ? Par bouteille de vin ouverte ? Par once pour l’alcool fort ? Pour votre information, le fameux droit de bouchon permet souvent aux traiteurs d’offrir un peu de pourboire à leur personnel qui ne vendra pas d’alcool directement, il couvre souvent la location des verres que le traiteur apportera, la glace, les fruits pour le bar, etc. J’observe souvent beaucoup plus de compréhension lorsque j’explique au client ce point.

F) Quel est le déroulement de la soirée ? Il est primordial d’expliquer au traiteur si vous avez une heure de remise de prix entre le cocktail et le repas ou des allocutions. Cela permettra à l’équipe en cuisine de prévoir que vos services de nourritures ou de canapés soient servis au moment opportun.

G) Avez-vous une thématique que le traiteur pourrait mettre en valeur ?

Personnellement était une personne hyper-créative, j’adore quand le client me parle de sa thématique. Peut-on l’illustrer au long du repas avec le menu, les aliments présentés, les couleurs ou voire même le logo de votre entreprise sur les desserts ? Cela peut d’ailleurs être un point important lorsque vous parlez avec le traiteur. Vous suggère-t-il des idées qui sortent de l’ordinaire ou vous avez l’impression qu’il n’est pas à l’aise de sortir de sa zone de confort avec un menu sur mesure ? Osez lui demander des idées ou de faire un peu de recherches.

En répondant à toutes ces questions, il vous sera plus facile de créer un événement unique avec moins de tracas. N’oubliez jamais de valider avec le traiteur s’il a déjà travaillé dans l’espace que vous avez loué. Il peut aussi être utile de faire une visite avec lui afin qu’il puisse voir les accès pour son personnel et camion. Bonne préparations pour tous vos événements en 2018 et au plaisir de vous croiser !

Véronique Hébert – Directrice développement des affaires

Traiteur Le George V – Hôtel Château Laurier à Québec

vhebert@legeorge-v.com 418-522-3848 poste 143

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