Don't Miss

Choisir une destination – Les critères, les options et l’argumentation de vente nécessaires à un bon choix

By on décembre 11, 2012

 

Alors que le monde entrait à petits pas en 2009 avec appréhension, les planificateurs d’événements se sont regroupés, ont travaillé leurs budgets et inventé des stratégies pour répondre à la préoccupation concernant le résultat net.

Le budget est important, mais les décisions ne sont pas uniquement basées sur l’argent, particulièrement lorsque le choix de la destination ou du site de l’événement n’est limité que par l’imagination et la créativité. Alors, qu’est-ce qui détermine les critères de sélection d’une entreprise pour sa prochaine assemblée annuelle, réunion de ventes ou de stimulation ? Pourquoi certaines destinations sont-elles populaires et d’autres difficiles à vendre ? Qu’est-ce qui fait ressortir un site du lot ? Pourquoi choisir un lieu à la mode parmi les autres ? Les dix points suivants expliquent en partie comment sont prises les décisions, de façon consciente ou pas.

Marketing
L’objectif d’une bonne campagne est d’attirer l’auditoire en mettant un produit en relief. Une mise en marché efficace doit expliquer pourquoi une région ou un pays doit être sélectionné parmi les autres. Par exemple, « It’s better in the Bahamas » dit tout, même si la campagne se poursuit en décrivant les nombreuses îles et leurs qualités uniques. La campagne 2009 de l’Écosse, Retour au pays, est vouée à la réussite : les Écossais du monde sont encouragés à revisiter le vieux pays par affaires ou pour le plaisir et à s’amuser selon ses traditions uniques.
Aussi attirante que puisse être une campagne publicitaire, il vaut mieux visiter une destination soi-même avant de la recommander à un client. Adressez-vous aux bureaux de tourisme pour vous familiariser avec les voyages, mais préparez-vous à répondre à quelques questions pointues sur l’événement proposé.

L’environnement
D’avis général, les événements écologiques sont plus chers, mais sélectionner un site respectueux de l’environnement ne devrait pas être plus coûteux, puisque la plupart des initiatives écologiques exigées sont déjà instaurées dans la propriété. Les planificateurs qui choisissent des hôtels membres du Programme de Clé verte sont sur la bonne voie pour établir une base solide sur laquelle appuyer le mandat environnemental de leur événement.

Antécédents
La connaissance des événements passés est utile. Cependant, le changement n’est pas nécessairement une bonne idée si le groupe a choisi le même site ou la même destination année après année, peu importe la raison. Souvent, on peut négocier de meilleurs taux si l’on s’engage pour trois ans ou plus. C’est peut-être aussi simple que le fait que le client est à l’aise avec le site, que le stationnement est gratuit ou que le coût est intéressant. Lorsque vous utilisez un hôtel ou un centre de villégiature pendant quelques années consécutives, soyez attentifs, entre autres, aux normes d’hébergement et à la qualité de la nourriture afin de vous assurer de leur constance.

Température
La température est probablement le premier facteur de sélection d’une destination. Les Canadiens qui ne skient pas adorent échapper au froid de l’hiver, alors que les sportifs trouvent les mois d’avril et de novembre les moins propices à une rencontre au Canada, car il y a peu de neige, aucun golf et la température est incertaine, particulièrement dans l’Est. La beauté du Canada, c’est de se situer sur un continent où on trouve une température modérée en tout temps.
Suggérez aux clients d’interroger leurs délégués sur leurs préférences : bord de mer, campagne ou ville. Rappelez-vous que le temps libre est aussi important que celui consacré aux réunions. Inutile d’amener un groupe dans une destination fabuleuse s’il ne peut en profiter. Si vous ne connaissez pas les conditions météorologiques prévues lors d’un événement à l’étranger, contactez le bureau de tourisme local ou vérifiez sur la toile.

Sécurité
Assurer la sécurité du client lors de troubles sociaux, de catastrophes naturelles ou de délit mineur est primordial pour tout planificateur. Les bureaux de tourisme offrent des conseils de sécurité personnelle et l’Organisation mondiale de la santé (www.who.int) fournit des informations sur des questions de santé dans plusieurs pays.
Les étudiants et les professionnels peuvent aussi consulter www.destineduction.ca. Conçu d’abord pour les étudiants, le site présente beaucoup de renseignements utiles pour tous les voyageurs.

Installations
Lorsque vous choisissez un site, informez-vous sur leurs installations. Les clubs de mise en forme, les spas, les boutiques et une sélection de restaurants sur la propriété ou à proximité sont en tête des listes de souhaits ou d’exigences.
Un lieu qui répond aussi bien aux besoins des partenaires et de la famille qu’aux clients d’affaires sera un choix populaire. Pour les destinations où les affaires priment, un accès Internet gratuit, des appels peu coûteux, un centre d’affaires et un club de mise en forme sur place comptent parmi les demandes courantes.

Accessibilité
Vols directs, navette, accès souterrain par temps froid, stationnement gratuit et accès pour les fauteuils roulants sont déterminants au succès d’un lieu aux yeux des voyageurs. Évitez si possible les vols avec plus d’une correspondance, si attirants soient-ils. Encouragez les invités à emporter au moins deux tenues de rechange dans leur bagage à main au cas où les bagages enregistrés seraient égarés.

Réputation et service
Le bouche-à-oreille reste une des façons les plus prisées de trouver le lieu d’événement parfait. Le programme d’assistance en ligne de CanSpep, l’un des nombreux avantages aux membres, est utilisé régulièrement pour obtenir des recommandations de collègues.
Les réunions mensuelles des membres du MPI sont une excellente façon d’obtenir des conseils de sélection d’un lieu ; l’expérience constitue la meilleure recommandation.
Sur le Web: www.canspep.ca et www.mpiweb.org

Préférence de bannière et favoritisme
Plusieurs clients d’affaires ont des préférences, particulièrement en matière de compagnies aériennes et d’hôtels. Découvrez si c’est le cas lors de la première réunion avec votre client afin d’éviter des recherches inutiles.
Certains planificateurs moins scrupuleux pourraient sélectionner des sites leur offrant une ristourne ou une commission dont ils ne font pas profiter le client. C’est une pratique risquée de la part d’une personne acceptant des honoraires de gestion de son client. Une commission sur l’hébergement, par exemple, doit presque toujours être indiquée dans le contrat que le client peut lire en tout temps. Si l’on offre des points pour vous inciter à demeurer dans une propriété, offrez-les d’abord à votre client et obtenez son accord par écrit avant de les réclamer pour vous.

Galerie marchande
Les centres de villégiature tout inclus sont très populaires auprès des planificateurs, car la majeure partie du budget est géré par le centre. Les négociations se corsent s’il y a des événements hors du site. C’est tout de même souvent plus avantageux d’opter pour cette formule et de payer un supplément pour les événements extérieurs. Plusieurs centres s’occupent des activités récréatives et c’est habituellement profitable au planificateur, car cela diminue la paperasse et le travail de liaison. Aussi, les fournisseurs locaux ont tendance à mieux travailler avec les clients locaux et détestent ternir leur réputation auprès d’un acheteur régulier.

Peu importe les raisons pour choisir un site, les conseils et les renseignements ci-dessus devraient vous aider dans le processus. Que vous voyagiez au Canada ou à l’étranger, prenez le temps de faire des recherches et de demander des conseils et des recommandations. Bon voyage !

 

Jyl Ashton Cunningham, CMP est designer et planificatrice d’événement professionnelle à Oakville en Ontario. On peut la joindre par courriel à info@jaacevents.com.

 

Leave a Reply

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *