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Coordonner les invitations et les inscriptions pour un événement peut s’avérer beaucoup plus complexe qu’à première vue. L’organisation d’un événement requiert d’emblée de trouver l’emplacement, coordonner les fournisseurs de produits et services et, bien entendu promouvoir l’événement. Ces tâches essentielles laissent bien peu de temps et d’énergie pour les envois d’invitations et les inscriptions, étapes qui sont, la plupart du temps, faites à la hâte et à la dernière minute. Pourtant, une mauvaise gestion de vos communications et de vos listes de participants peut vite tourner au cauchemar et laisser un goût amer à vos hôtes. Un invité qui rencontre des difficultés à l’inscription ou reçoit une cocarde avec les mauvaises informations risque fort bien d’avoir une impression amère de son expérience.
Gérer les inscriptions à la dernière minute n’est jamais fait par choix mais bien par manque de temps. Afin d’économiser, nombre d’organisateurs inexpérimentés optent pour une solution technologique peu efficace qui en fin de compte engendre pertes de temps et frustration. L’importante tâche de gestion des listes est même parfois confiée au dernier arrivé dans la compagnie alors que cette étape est primordiale au succès de l’événement.
Heureusement, la technologie récente nous facilite la tâche. Pour les endurcis, la Suite Office, une boîte de courriels organisée et les média sociaux suffiront amplement pour gérer de petits événements.
Les plus téméraires pourront profiter d’une panoplie de solutions en ligne, pour tous les budgets. Lorsqu’accompagné d’un bon service client, vous pourriez être en mesure de « créer » votre événement et de tout gérer au même endroit selon des critères préétablis : site internet (ou du moins, page réservée à votre activité), infolettres, listes, règlements, tout peut être pris en charge par certains logiciels. Mais ne vous méprenez pas, des connaissances basiques en informatiques sont nécessaires pour se familiariser avec le logiciel. Vous aurez également besoin d’un infographe pour vos communications et d’un sous-traitant pour la création de vos cocardes. La période d’apprentissage varie grandement selon les outils utilisés.
Pour les personnes qui préfèrent optimiser leur temps pour d’autres tâches et pour les stratèges, des solutions alternatives sont offertes. Certaines compagnies prennent votre événement en charge de A à Z, ou offrent leurs services à la carte pour les planificateurs qui préfèrent conserver la main mise sur certaines tâches. Ce type de service présente de nombreux avantages :
- Un programmeur se charge d’adapter son logiciel à votre événement et de s’assurer que tous les critères désirés sont respectés (transfert de base de données, conception des formulaires d’inscription intelligents, gestion de l’accès à vos activités, gestion des maximums, facturation et comptabilité)
- La gestion de vos listes est assurée avant, durant et après votre événement
- La comptabilité de votre événement y est intégrée et simplifiée
- La communication et les visuels sont intégrés
- Les cocardes et coupons peuvent être directement intégrés à l’application et entièrement personnalisés
- Les rapports complets en ligne seront intégrés selon vos critères et ajustés à votre visuel et permettront un suivi en temps réel.
Le système d’inscriptions se veut un outil de gestion intégral qui deviendra le partenaire idéal de vos événements. Un bon outil d’inscription permettra d’adapter les services à votre budget et à vos attentes, et les fournisseurs de ces outils restent à l’affût de la technologie pour satisfaire leur clientèle.
Bâtir son propre logiciel peut sembler intéressant et économique à première vue mais l’évolution technologique est rapide et les mises à jour sont coûteuses.
Peu importe l’outil choisi, il doit vous offrir efficacité et autonomie et avant tout, tranquillité d’esprit avec copies de sauvegarde des logiciels et de vos données dans le respect de la confidentialité. Vous devez avoir entièrement confiance en votre fournisseur lorsqu’il s’agit du partage de votre base de données. C’est ici qu’entre en jeu la valeur humaine qu’offre un fournisseur de service d’expérience.
Laura Bony.
