Le secret des événements porteurs – Le processus de création
L’un des plus grands défis du créateur d’événement porteur consiste à mobiliser ses communicateurs à livrer un message avec force et passion, en équipe et en lien avec le concept développé. Bien que votre préparation soit maximale, que votre concept réponde en tout point à la demande, que les conditions gagnantes soient mises en place, tout repose maintenant sur les épaules de vos communicateurs. Ils peuvent, par leur charisme et leur préparation, faire de votre événement l’un des plus porteurs n’ayant jamais été réalisé. Par contre, un communicateur mal préparé peut bousiller deux mois de travail en dix minutes.
Nous pourrions comparer cela au cinéma. Bien que le scénario soit incroyable, que les scènes imaginées soient féériques, que l’équipe technique soit exceptionnelle, c’est le jeu des acteurs qui va faire passer le film à l’histoire. Vous êtes donc comme un réalisateur. Vous avez toutes les pièces en main et vous devez les assembler pour faire de votre concept un chef d’œuvre qui touche l’auditoire tout en rendant service à votre leader.
Les mythes tenances
En création d’événements porteurs, il y a des mythes qui méritent d’être confrontés pour mener à bien votre projet.
#1- La technique va me permettre de bien paraître le jour de l’événement : rien n’est plus faux dans un contexte d’événement porteur. Même si un télépromopteur peut faire des miracles, il n’aura jamais la capacité de rendre un message d’entreprise fluide, limpide et touchant. Les employés ne sont pas dupes. Ils le savent quand c’est lu. Ils le sentent quand c’est porté et vécu.
#2- Je n’ai pas besoin de me préparer, de toute façon ce sont des sujets qui me sont familiers : encore un mythe à déboulonner. Parler devant une foule n’est pas la même chose que de parler dans une salle de réunion. Le contexte, l’ambiance peuvent devenir déstabilisants. L’anxiété s’installe et voilà que les mots sont difficiles à trouver. Il n’y a pas de magie en communication. Les meilleurs communicateurs ne sont pas des gens qui spontanémment communiquent bien. Ce sont des gens qui pratiquent, pratiquent et pratiquent. Ils sont devenus des maîtres du processus, il faut en convenir, mais les contenus, ils les maîtrisent sur le bout de leurs doigts.
#3- Je n’ai qu’une petite allocution, je n’ai pas besoin de me pratiquer tant que cela : parfois, une phrase, un mot bien exprimé avec passion et intensité peuvent faire toute la différence. Une communication, aussi courte soit-elle, a le pouvoir de changer notre perception de l’entreprise et de l’indiviidu qui le livre. L’exercice mérite d’être pris au sérieux.
#4- Les gens sont habitués de m’entendre. Je vais simplement broder autour du thème : quel mythe tenace! L’enjeu est majeur : créer un événement porteur c’est plus qu’un simple acte de communication. C’est l’expression du désir du leader d’influencer son auditoire, de transmettre une émotion, une idée pour faire évoluer l’entreprise. Ce n’est pas en brodant autour d’un thème qu’on arrive à faire cela. Si, en cours de processus, vous en arrivez à ce type de conversation, il est essentiel de revalider l’intention de votre leader. Parfois, les demandes ne vont pas en lien avec les réelles intentions. Désire-t-il vraiment influencer son groupe pour faire avancer les choses?
Si vous avez un enjeu de mobilisation auprès de vos communicateurs, voici une démarche que je vous propose pour assurer le succès de votre projet.
#1 Responsabilisez/impliquez vos communicateurs
Le projet n’a aucun sens si le communicateur ne s’implique pas dans le processus de développement. Ne débutez en aucun temps le processus de création tant que les responsabilités/engagements n’ont pas été clairement établis. Mobiliser, c’est impliquer vos communicateurs en leur offrant des visions, des choix et des possibilités. Ils doivent s’investir, prendre part et comprendre le rôle qu’ils ont à jouer pour livrer une performance exceptionnelle.
Le succès de votre événement porteur ne peut survenir si la personne ne développe pas sa part du projet avec l’équipe. Soyez ferme sur les horaires. Signalez ceux qui ne participent pas malgré vos demandes. Ne portez pas le poids, ni le fardeau de la responsabilité du succès de l’événement. Ce sont les communicateurs qui portent cette responsabilité. À défaut de s’investir dans le processus créatif, ils risquent de prendre le projet à la légère. Tout le monde doit en faire partie prenante.
Autre règle de base : le jour de l’événement, tout le monde doit pratiquer. Réservez les agendas à l’avance. N’acceptez pas de disponibilité limitée. Les gens doivent assumer leur rôle. Ce n’est pas une simple réunion. C’est un événement porteur. Une demi-journée de répétition n’est vraiment pas trop demander pour faire passer une idée dans l’ensemble de l’organisation.
N’hésitez pas à aller chercher le feedback de vos communicateurs sur les enchaînements, sur les textes et les étapes clés de la mise en scène. Ils vous partageront leurs inconforts face au projet et vous serez plus en mesure de les guider et de les soutenir.
#2-Habilitez/développez vos communicateurs
Tout le monde a quelque chose à apprendre. Même le meilleur orateur. Il ne s’agit pas tant d’apprendre aux gens à communiquer mais plutôt à faire équipe, à s’impreigner du concept pour faire passer le message avec force, passion, émotion et intensité. En tant que créateur/réalisateur, vous êtes la personne la mieux placée pour accompagner vos communicateurs. Votre rôle consiste à rassembler toute cette énergie créative pour que le maillage permette d’atteindre les buts visés.
Vous êtes en rôle de leadership sur vos leaders. Vous n’êtes plus le spectateur du discours du patron. Vous êtes le leader du projet des communicateurs qui désirent travailler ensemble, dans un enchaînement de stimulations visuelles et auditives, pour impreigner dans le cœur de l’auditoire un message vibrant de sens.
Si vous désirez réussir, vous êtes la seule personne à avoir la vue d’ensemble sur le message et sur le véhicule pour le faire passer. Vous devez diriger, orienter et conseiller. Vous savez ce que ça prend pour faire passer une idée. Vous devez donc habiliter vos communicateurs à faire leur boulot. Plus vous les habiliterez, plus ils apprécieront. Les gens ont besoin d’être conseillés, vus et orientés lorsqu’ils font partie d’un projet événementiel.
N’hésitez pas à passer vos commentaires, à suggérer une approche, un ton, des déplacements, une expression, des pauses, des regards. Votre feedback vous permettra d’aller chercher le meilleur de tous pour créer un événement mémorable à grande portée.
#3 Mesurez les résultats/épurez votre concept
Comme tout créateur, nous sommes attachés à nos concepts et nos mises en scène. Cependant, demeurez ouvert d’esprit. Remettez en question le concept tout au long de la production. Si vous identifiez qu’une de vos idées ne contribue pas à mieux soutenir le leader, à faire passer son message, vous serez inefficace et vous risquez de négliger une dimension plus porteuse de résultats.
La clé du succès c’est de faire le test de la réalité. Lorsque vous produisez votre idée, il se peut qu’il y ait un écart entre la vision et la réalité. Il se peut que le concept ne fonctionne pas aussi bien que prévu. Tous les artistes, concepteurs ont vécu un jour ou l’autre cette situation. Vous devez avoir l’humilité de changer ce qui ne fonctionne pas pour quelque chose d’efficient.
Établissez aussi des critères de qualité pour mesurer votre création. En les ayant sous la main, vous serez en mesure de valider rapidement les éléments à améliorer pour être encore plus performant dans votre projet. En voici quelques uns que l’on retrouve fréquemment :
– Clareté du message : Je comprends en une phrase le message clé de la soirée
– L’émotion : Je ressens quelque chose quand il m’est communiqué
– La durabilité : Le message est livré de manière à ce que je m’en rappelle
– L’impact : Le message m’incite à l’action, à changer des choses, etc.
Plus vous mesurerez vos créations, plus vos événements deviendront porteurs, plus chaque dollar investi procurera un effet profitable pour l’entreprise. Et plus vos services auront de la valeur, plus ils seront retenus.
En guise de conclusion
Le succès de tout événement porteur repose sur la capacité de ses créateurs à mobiliser l’équipe des communicateurs à livrer une performance exceptionnelle. C’est en responsabilisant, habilitant et évaluant les communicateurs et vos concepts que vous serez en mesure de faire passer des messages avec force, passion, émotion et intensité. Vous avez le pouvoir de faire passer vos événements à l’histoire en devenant des réalisateurs et des conseillers de l’équipe de direction de haut calibre. Grâce à vos créations de premier plan, vous deviendrez un acteur clé dans le développement de la culture de votre entreprise.
Par Marc-André Routhier
