Le secret des événements porteurs: Le processus de création
Maintenant que les événements porteurs n’ont plus de secret pour vous, vous avez décidé d’en créer un. Vous consultez votre agenda et vous identifiez le prochain projet sur la liste. Vous êtes enthousiaste et porté par une vision. Vous êtes définitivement prêt à passer à l’action.
Afin de contribuer à votre succès, je me propose de vous guider dans votre démarche de création. Bien qu’elle ressemble à la démarche traditionnelle, la démarche de création d’un événement porteur contient des subtilités qui, une fois maîtrisées, vous feront sauver de l’énergie et bien des heures de travail tout en obtenant plus de résultats.
La démarche de création
Étape 1 : Créer le plan directeur: C’est la première étape fondamentale d’un projet. Il contient une vision claire du but, des moyens, des actions et des résultats visés par votre événement. Il vous permet de rassembler les demandes de toutes les équipes et d’en extraire un fil conducteur qui réunira tous les intervenants envers une unique direction. Plus le plan directeur est clair, plus votre événement sera porteur.
Étape 2 : Créer le concept: Une fois le plan directeur approuvé, il s’agit de créer un concept qui vous donnera les moyens d’atteindre les buts visés. Il contient une ébauche de la mise en scène du message, le thème, les médiums et les intervenants envisagés pour obtenir la portée désirée.
Étape 3 : Créer le plan de mobilisation: Une fois la direction et les moyens approuvés, il s’agit de créer un plan pour mobiliser l’équipe afin de réussir le projet. Il contient les rôles, les étapes à franchir, les attentes et les responsables. C’est l’outil essentiel pour engager tous vos intervenants à jouer un rôle clé dans le succès de votre événement porteur.
EXAMEN DÉTAILLÉ DE LA PREMIÈRE ÉTAPE
CRÉER LE PLAN DIRECTEUR
Un bon plan directeur contient 4 éléments clés, soit: le but, les moyens, les actions et les résultats attendus.
Le but: Il décrit le but visé par l’événement porteur que vous désirez réaliser. Généralement on retrouve les buts suivants: reconnaître, motiver, célébrer, promouvoir, valoriser, éduquer, informer etc. Pour avoir de l’emprise sur votre événement, je vous propose d’aller plus loin. Plus votre but sera détaillé, plus il sera inspirant d’idées créatives.
Exemple de but détaillé: Reconnaître l’engagement, l’attitude et les actions de l’ensemble des employés pour maintenir une qualité de service exceptionnelle malgré les défis posés par la fusion de l’organisation, par la restructuration de son service téléphonique, par le réaménagement des équipes de travail et par la fermeture de certains points de service.
Le moyen: Il décrit l’approche concrète à prendre pour atteindre le but visé. Généralement on retrouve des moyens utilisés traditionnellement dans l’industrie. Par exemple pour reconnaître nous allons donner un cadeau, une médaille… Je vous propose d’ajouter une dimension un peu plus stratégique à votre réflexion. Posez-vous la question suivante: quelle stratégie dois-je mettre en place pour atteindre mon but? En articulant votre stratégie vous risquez d’élargir grandement vos horizons.
Exemple de stratégie: Pour reconnaître l’engagement, l’attitude et les actions des employés, nous devons montrer l’impact des changements organisationnels (défis, contraintes, difficultés) sur le travail des employés. Montrer aussi comment, sans réel engagement, il aurait été facile de laisser aller la qualité du service. Montrer également comment certaines personnes ont pris des initiatives audacieuses pour maintenir l’image de l’entreprise tellement elles avaient à cœur le succès du projet.
Les actions: Une fois le but détaillé défini et la stratégie élaborée, il s’agit d’établir les actions clés à prendre pour mettre le tout en marche et réaliser la stratégie.
Exemple d’actions:
- Cerner les changements organisationnels ayant eu un impact profond sur le travail des employés et les nommer
- Identifier les équipes ayant subit le plus de transformations et les montrer au public
- Recenser les initiatives ayant maintenu la qualité de service et les mettre en valeur
- Obtenir des témoignages de clients qui ont apprécié les efforts de l’équipe du service à la clientèle
- Aller chercher un témoignage du président pour souligner son appréciation des efforts déployés et encourager la suite
Résultats: Pour conclure le plan directeur, il s’agit d’identifier clairement les résultats visés par les différentes actions à mettre en place. Ceci permettra de créer le concept événementiel le plus adéquat pour la situation (la prochaine étape du processus).
Exemple de résultats à la fin de l’événement:
- Les participants comprennent l’ampleur du défi affronté (volet éducatif)
- Les participants sont touchés par l’engagement exceptionnel des employés (volet émotionnel)
- Les participants perçoivent l’appréciation de la haute direction et de la clientèle à leur égard (volet émotionnel)
- Les participants sont inspirés à poursuivre sur leur lancée (volet inspiration)
En conclusion: Pour créer un événement porteur, vous devez amener votre organisation à se donner une direction claire, à se donner les moyens de ses ambitions et à s’engager envers le succès du projet. C’est ainsi que vous:
#1- Maximiserez l’efficacité de votre événement: Avec une direction et des moyens clairs, vous saurez où investir l’argent et le temps pour obtenir le maximum de résultats. Vos événements seront perçus comme une valeur ajoutée à l’organisation.
#2- Agirez à titre de partenaire du succès: Comme la direction est claire, les moyens pour atteindre les buts parlent par eux-mêmes. C’est aux clients internes de se donner les moyens de leurs ambitions, pas à vous de les convaincre de le faire. Vous serez ainsi perçu comme un allié soutenant et performant.
#3- Mobiliserez les gens à jouer leurs rôles: Vous n’aurez plus à pousser un participant à être dynamique. Chacun sera porteur d’un rôle et d’une responsabilité envers l’événement. Vous perdrez le poids du succès sur vos épaules tout en augmentant la portée de vos événements.
Le mois prochain je vous parlerai de la suite du processus: comment créer des concepts percutants, efficaces et rentables pour augmenter la portée de vos événements.
Bonne réflexion créative!
Par Marc-André Routhier
