Communiquer et partager son événement

Dernière étape, et non la moindre, de cette minisérie sur la planification. Après avoir défini lieu, date, contenu et clientèle cible, nous voici équipés pour choisir et utiliser des modes de communication et des outils qui sauront rejoindre notre public et véhiculer efficacement le message de notre événement.

On pourrait identifier cette phase de préparation comme celle de la séduction. En effet, cette dernière est déterminante si on veut s’assurer d’un taux de participation suffisant tout en atteignant les objectifs fixés. Aujourd’hui, on parle de méthodes pour rejoindre notre public cible, plus spécifiquement du web, médium populaire en plein essor.

De nos jours, les outils de communication sont multiples, ce qui ne veut pas dire pour autant que la communication en est facilitée. Bien au contraire, c’est à nous de savoir en optimiser l’utilisation en faisant appel à une planification et à une stratégie promotionnelle structurée et efficace.

Si vous souhaitez utiliser un site Internet comme vitrine promotionnelle principale pour rejoindre votre public, vous devez d’abord vous assurer que la navigation et l’information (comprenant la phase des inscriptions et des paiements en ligne) sont faciles d’accès, point essentiel si vous voulez offrir une expérience agréable à votre clientèle. L’esthétique est de mise également. On consomme avec les yeux, c’est bien connu.

Avant même de vous lancer dans la diffusion d’information sur les réseaux sociaux, pensez à votre contenu. Il est facile de lancer une page ou un compte Twitter mais le défi réside dans l’assiduité et la constance. Si vous êtes à bout de souffle au bout d’une semaine et n’avez pas prévu votre contenu suffisamment d’avance, vous risquez de perdre l’intérêt de vos internautes, soit votre futur public.

Prévoir votre matériel, par exemple avec un calendrier de diffusion, vous permettra de planifier pour les prochaines semaines l’information et les éléments s’y rattachant (photo, vidéo ou autre). Et en tant que planificateur, vous connaissez les moindres recoins de votre projet, qui sont à eux seuls des arguments vendeurs pour promouvoir l’événement. Ne dévoilez pas l’ensemble de vos cartes mais gardez un certain suspense au fil des semaines. Votre objectif est de fidéliser une clientèle auprès de laquelle vous aurez suscité un vif intérêt pour participer à votre événement. Tout comme au cinéma, cette phase est l’occasion de produire votre élément accrocheur. Misez sur l’interaction. Le web offre de nombreuses possibilités à cet égard.

En fait d’interaction, faire participer le public peut être un bon outil promotionnel. En effet, si vous envisagez de créer parallèlement des événements à petit déploiement dans le but de promouvoir votre événement, faites participer le public autour de vous, donnez-lui rendez-vous et offrez-lui de partager photos et vidéos avec son réseau. Ces personnes deviennent alors des acteurs promotionnels, ayant un sentiment d’appartenance à votre projet et ils vous aideront à diffuser l’information. Aujourd’hui, les consommateurs sont à la recherche d’expérience, pas d’un produit.